Betriebskostenabrechnungen

Unsere Leistungen:

Für Sie als Eigentümer oder Hausverwalter einer Liegenschaft bedeutet das Erstellen einer Verbrauchs- und Betriebskostenabrechnung einen jährlich wiederkehrenden und hohen
Arbeitsaufwand.

Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung aufzustellen ist nicht einfach. Eine solcheAbrechnung ist kompliziertes Rechenwerk: Sehr viele verschiedene Rechnungsposten müssen berücksichtigt werden und häufig müssen die Abrechnungsperioden der Leistungserbringer (Strom, Gas, Wasser, öffentliche Abgaben usw.) auf den Abrechnungszeitraum der Betriebskostenabrechnung umgerechnet werden. Außerdem richtet sich die Aufteilung der Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien bei den verschiedenen Kostenarten oft nach unterschiedlichen Umlegungsschlüsseln. Dennoch muss die Abrechnung klar gegliedert und allgemein verständlich sein.

Da wir uns auf die Erstellung solcher Verbrauchs- und Betriebskostenabrechnungen spezialisiert haben, können wir für Sie die Heiz- und Warmwasserkosten sowie alle anfallenden Hausnebenkosten von der Grundsteuer bis zur Gebäudeversicherung aus einer Hand vornehmen. Das erspart Ihnen nicht nur Zeit und Arbeit, sondern Sie erhalten auch die maximale Übersichtlichkeit bei einer hohen Anzahl von Kostenarten.

Des weiteren sind die von uns erstellten Heiz- und Betriebskostenabrechnungen für jeden Durchschnittsmieter nachvollziehbar.

Was sind Betriebskosten:

Der Begriff Betriebskosten ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) § 1 definiert: Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer/Erbbauberechtigten durch das Eigentum am Grundstück (Erbbaurecht) oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Betriebskosten (= Nebenkosten) sind nur dann auf die Mieter umlegbar, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist. Des weiteren dürfen nur solche Betriebskosten auf den Mieter überbürdet werden, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) § 1 aufgeführt sind. Bei den umlegbaren Betriebskosten ist zu unterscheiden zwischen sog. „kalten“ und „warmen“ Betriebskosten.

Kalte Betriebskosten:

  • Grundsteuer
  • Kosten der Wasserversorgung
  • Kosten der Entwässerung
  • Fahrstuhlkosten
  • Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Kosten der Gartenpflege
  • Kosten der Beleuchtung
  • Kosten der Schornsteinreinigung
  • Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Kosten für den Hauswart
  • Die Kosten des Betriebs der Gemeinschaftsantennenanlage bzw. Breitbandkabels
  • Kosten der maschinellen Wascheinrichtung
  • Sonstige Betriebskosten

Warme Betriebskosten:

  • Dies sind Heizung und Warmwasser

Eine ausführliche Beschreibung dieser auf den Mieter „Umlagefähigen Kosten“ kann in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) § 1 nachgelesen werden.

Wir weisen darauf hin, das die Betriebskosten nur insoweit erhoben werden können als sie mietvertraglich ausdrücklich als vereinbart gelten und vom Mieter nicht unmittelbar selbst bereits getragen werden. Hierbei würde z. B. die Bezugnahme auf Betriebskostenverordnung (BetrKV) § 1 oder auch eine Auflistung von gesondert erhobenen Betriebskosten genügen.

Umlageschlüssel für Betriebskosten:

Mit Ausnahme der Kosten für Heizung und Warmwasser, die nach den Bestimmungen der Heizkosten-Verordnung zu verteilen sind (vgl. “ „Heizkosten-Verordnung“), können im freifinanzierten Wohnungsbau alle Betriebskosten nach dem Verhältnis der Flächen (nach Quadratmeter) abgerechnet werden.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit für den Mieter die gesamten Betriebskosten des abzurechnenden Objektes anzugeben und zu erläutern, wie sich daraus gemäß dem mietvertraglich vereinbarten Umlageschlüssel der Umlagebetrag für die einzelne Wohnung errechnet. Bei einer Verteilung nach Flächen ist sowohl die Gesamtfläche des Anwesens als auch die Fläche der betreffenden Wohnung und bei einer Umlage nach Kopfteilen die Gesamtzahl der Personen zu benennen.

Eine Ausnahme besteht im frei finanzierten Wohnungsbau lediglich für die Kosten der Wasserversorgung und der Entwässerung sowie der Müllbeseitigung. Danach kann der Vermieter durch einseitige schriftliche Erklärung bestimmen, dass die Kosten der Wasserversorgung und der Entwässerung ganz oder teilweise nach dem erfassten unterschiedlichen Wasserverbrauch der Mieter und die Kosten der Müllbeseitigung nach einem Maßstab umgelegt werden dürfen, der der unterschiedlichen Müllverursachung Rechnung trägt oder dass diese Kosten unmittelbar zwischen den Mietern und denjenigen abgerechnet werden, die die entsprechenden Leistungen erbringen (z.B. Gemeinde, Zweckverband, Stadtwerke).

Die einseitige Vertragsänderung ist nach dem Wortlaut dieser Bestimmung jedoch nur dann möglich, wenn der Verbrauch erfasst wird, z.B. durch entsprechende Zähler. Die Erklärung kann auch nur für künftige Abrechnungszeiträume abgegeben werden und ist nur mit Wirkung zu Beginn eines Abrechnungszeitraumes zulässig.

Keine umlegbaren Betriebskosten sind für vermieteten Wohnraum und Gewerberaum diese u. a. Positionen auf den Mieter, auch wenn der Mieter dies unterschrieben hat:

  • Verwaltungskosten ( nur für den privaten Wohnraum )
  • Instandhaltungsrücklagen
  • Portokosten
  • Bankgebühren
  • Mietausfallversicherung
  • Reparaturkostenversicherung

Eigenleistungen des Vermieters z. B. für Straßenreinigung oder Gartenpflege dürfen in angemessener Höhe berücksichtigt und als Betriebskosten in die Abrechnung (ohne MwSt.) eingestellt werden.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

Die Abrechnung muss alle Einnahmen und Ausgaben für Betriebskosten enthalten. Sie muss also vollständig sein.

Sie muss „geordnet“ sein, das heißt übersichtlich und für einen aufmerksamen Durchschnittsmieter verständlich. Die Abrechnung soll keine Verwirrung schaffen, sondern Transparenz. Der Abrechnungszeitraum muss genau erkennbar sein. Es dürfen nur Einnahmen und Ausgaben abgerechnet werden, die auf diesen Zeitraum entfallen. Wo beispielsweise Abrechnungsperioden der Energieunternehmen sich nicht mit der Abrechnungsperiode des Vermieters decken, muss anteilig umgerechnet werden.

Die Einnahmen und Ausgaben müssen für jede Kostenart getrennt genannt werden. Einnahmen und vor allem Ausgaben müssen nachgewiesen sein. Zwar müssen die Rechnungen für die Ausgaben nicht in Kopie beigefügt sein, doch muss jeder Mieter Gelegenheit haben, die Unterlagen beim Vermieter oder Verwalter zu prüfen.

Verteilerschlüssel

Unter diesen 5 Verteilungsschlüsseln können Sie wählen:

Beim Verteilungsschlüssel haben Sie die Qual der Wahl: Sie können entweder für jede Betriebskostenart einen einheitlichen Verteilungsschlüssel wählen oder aber je nach Kostenart einen unterschiedlichen Schlüssel verwenden.

Die folgenden fünf Verteilungsschlüssel kommen in Betracht:

  • das Verhältnis der Nutz- oder Wohnflächen oder des umbauten Raums,
  • die Zahl der Nutzer
  • der unterschiedliche Verbrauch
  • die unterschiedliche Nutzung
  • nach Wohneinheiten

Grundinformation Betriebskosten: Lt. Mietrechtsreform vom 01.09.2001

Das BGB enthielt bisher keine Regelungen über Betriebskosten (Nebenkosten). Diese waren teilweise im Miethöhegesetz zu finden.

Es können nach wie vor nur die Betriebskosten abgerechnet werden, die in der Anlage zu Betriebskostenverordnung (BetrKV) § 1. War eine Vorauszahlung vereinbart und fehlte im Mietvertrag eine Bestimmung darüber, nach welchem Abrechnungsmaßstab die entstandenen Kosten auf die Mietvertragsparteien umzulegen war, konnte der Abrechnungsmaßstab einseitig von dem Vermieter bestimmt werden.

Neu:

Die jetzt im BGB enthaltenen Vorschriften über die Betriebskosten gelten nur für Wohnraummietverträge. § 556 Abs. 1 BGB bestimmt, dass die Parteien die Übernahme der Betriebskosten durch den Mieter im Sinne des Betriebskostenverordnung (BetrKV) § 1 vereinbaren können. Wie bisher gilt, dass bei Fehlen einer ausdrücklichen Vereinbarung keine Verpflichtung des Mieters zur Tragung der Betriebskosten besteht.

Die Betriebskostenzahlung kann als Pauschale oder als Vorauszahlung in einer angemessenen Höhe vereinbart werden.

Im Falle der Vorauszahlung ist dem Mieter die endgültige Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zu übermitteln. Nach diesem Zeitraum ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Der Mieter kann seinerseits Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung nur bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung geltend machen.

Fehlt im Falle der Betriebskostenvorauszahlung eine Bestimmung über den Abrechnungsmaßstab, so sind gemäß § 556a Abs. 1 BGB die Kosten nunmehr zwingend nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen.

Werden die Betriebskosten als Pauschale gezahlt, kann gemäß § 560 Abs. 1 BGB der Vermieter im Falle gestiegener Betriebskosten die Pauschale nur erhöhen , wenn eine Erhöhung im Mietvertrag vorgesehen ist. Die weiteren Regelungen entsprechen im Wesentlichen dem bisherigen § 4 MHG, der sich auf beide Betriebskostenzahlungsarten bezog.

Ermäßigen sich die Betriebskosten, so hat der Vermieter die Pauschale herabzusetzen.

Werden die Betriebskosten als Vorauszahlung geleistet, kann gemäß § 560 Abs. 4 BGB jede Partei durch einseitige Erklärung in Textform nach einer Abrechnung eine Anpassung der
Vorauszahlung in angemessener Höhe verlangen.